「摘要」推進農(nóng)發(fā)行檔案集約化管理體系建設(shè)是服務(wù)農(nóng)發(fā)行現(xiàn)代化建設(shè)和高質(zhì)量發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。本文結(jié)合農(nóng)發(fā)行甘肅省分行推進檔案集約化管理體系建設(shè)實踐，圍繞當(dāng)前檔案管理中存在的問題提出思考建議，為推動全行現(xiàn)代化建設(shè)與高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
「關(guān)鍵詞」檔案集約化?科技賦能?高質(zhì)量發(fā)展
近年來，甘肅分行深入貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于檔案工作“四好兩服務(wù)”的重要指示精神，認(rèn)真落實《中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行檔案集約化管理體系建設(shè)規(guī)劃（2020-2022）》《中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行2021-2025年檔案管理發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱“兩個規(guī)劃”）重點任務(wù)和省分行“黨建+四合一”機制與“三精”管理要求，堅持目標(biāo)、問題、結(jié)果導(dǎo)向，統(tǒng)籌謀劃、守正創(chuàng)新，全力推進檔案集約化管理體系建設(shè)落地落實，積極為新時代高質(zhì)量發(fā)展賦能助力。
一、推進檔案集約化管理體系建設(shè)實踐
甘肅分行始終堅持“黨管檔案”政治方向，錨定檔案集約化建設(shè)“五化”任務(wù)目標(biāo)，高站位謀劃部署、高標(biāo)準(zhǔn)明確要求、高效率溝通協(xié)調(diào)、高質(zhì)量督導(dǎo)落實，全力推動檔案集約化管理體系建設(shè)取得積極成效。
（一）錨定檔案組織體系扁平化管理目標(biāo)，不斷優(yōu)化完善檔案管理體制機制。一是成立省分行檔案中心和14個二級分行檔案中心，并明確檔案中心主任，配備各級行內(nèi)設(shè)職能部門專兼職檔案人員280余名，檔案管理組織進一步精健。二是組織完成縣級支行檔案上收，分批次將支行檔案實體移交至二級分行統(tǒng)一保管，并在轄區(qū)內(nèi)組織開展支行檔案上收現(xiàn)場交叉檢查驗收，基本實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全行大集中、檔案實體區(qū)域集中，進一步完善優(yōu)化了檔案管理體制機制和工作流程，同時有效節(jié)約了支行檔案庫房和人力資源。
（二）錨定檔案制度體系化目標(biāo)，進一步強化檔案制度執(zhí)行力。認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《檔案法》及其實施條例和農(nóng)發(fā)行“1+X+N”檔案制度體系，堅持把檔案制度宣貫和落實融入檔案集約化重點任務(wù)推進、督導(dǎo)培訓(xùn)、檢查驗收全過程。全行檔案員學(xué)制度、用制度、守制度的認(rèn)識和自覺性進一步增強，檔案制度執(zhí)行力明顯提高。
（三）錨定檔案資源數(shù)字化目標(biāo)，持續(xù)提高檔案資源利用效率。一是開展存量檔案清理，存量檔案資源結(jié)構(gòu)進一步優(yōu)化，質(zhì)量進一步提高。近年來，組織3次對全轄建行以來的超期限和超歸檔范圍的存量歷史檔案開展清理鑒定和銷毀工作，累計清理銷毀30萬余件、占比約38%。二是開展存量檔案數(shù)字化加工，摸清家底，檔案檢索利用效率實現(xiàn)指數(shù)級提升。全轄補充著錄存量檔案電子條目信息60余萬條；對80余萬件檔案實體（非密）粘貼RFID檔案電子標(biāo)簽，對12萬余個檔案盒粘貼RFID檔案電子標(biāo)簽，并在系統(tǒng)對應(yīng)條目中寫入標(biāo)簽信息；完成存量管理類文書檔案數(shù)字化掃描180余萬頁，并逐件完成掃描文檔雙層PDF格式轉(zhuǎn)換和電子原文掛接。隨著全行電子檔案“單套制”管理范圍的逐步擴大，全行檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型提速，為拓展檔案資源、節(jié)約存儲空間、提高檔案安全、促進信息整合，實現(xiàn)檔案有效保存、規(guī)范管理、便捷使用奠定了扎實基礎(chǔ)。
（四）錨定檔案管理信息化目標(biāo)，提高檔案工作智能化、規(guī)范化管理水平。一是對檔案中心庫房進行智能化升級改造，為實現(xiàn)檔案集約化管理提供良好安全保障。統(tǒng)籌研究、科學(xué)規(guī)劃，完成省市行共15家檔案中心庫房選點布局；完成對白銀分行等7家二級分行檔案庫房的基建達(dá)標(biāo)改造，并完善相關(guān)設(shè)施和“八防”軟硬件設(shè)備；根據(jù)總行統(tǒng)一安排，分兩批對各級檔案中心15間主庫房和23間分庫房進行智能化升級改造，配備各類智能化設(shè)備319臺（套）；結(jié)合全省實際，組織對16間新增加的臨時檔案庫房配備必備智能化設(shè)備48臺（套）。二是做好數(shù)字檔案管理系統(tǒng)推廣應(yīng)用，與庫房智能化設(shè)備集成發(fā)揮綜合效能。組織開展數(shù)字檔案管理系統(tǒng)上線推廣和庫房智能化改造培訓(xùn)班，推動實現(xiàn)檔案全生命周期信息化管理、全流程智能化管理，顯著提升了檔案收集、移交、歸檔、上架、盤點、借閱等各環(huán)節(jié)的精細(xì)化、信息化、智能化水平，提高了工作質(zhì)效。同時，通過系統(tǒng)和設(shè)備的剛性管控約束，很大程度上降低了人為操作風(fēng)險。三是組織開展檔案盒規(guī)范化整改，有效滿足檔案智能化管理需求，顯著提高庫房檔案的安全性、規(guī)范性和美觀度。針對各級行檔案盒使用過程中存在的突出問題，對照《中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行視覺形象識別系統(tǒng)手冊》要求，結(jié)合全省實際，印發(fā)《關(guān)于開展檔案盒問題集中整改的通知》，統(tǒng)一制作下發(fā)各類檔案盒樣式和整改標(biāo)準(zhǔn)，組織各行按照“統(tǒng)籌整改、應(yīng)改盡改、規(guī)范統(tǒng)一、節(jié)約成本”的原則，全面完成檔案盒規(guī)范化整改工作。
（五）錨定檔案隊伍專業(yè)化目標(biāo)，多措并舉提升檔案人員專業(yè)素質(zhì)和能力。一是著力強化實踐培訓(xùn)，指導(dǎo)各級行檔案員解決集約化重點任務(wù)推進、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)操作、智能化設(shè)備應(yīng)用等遇到的問題。組建甘肅檔案工作微信群、甘肅檔案集約化技術(shù)交流群，通過電話微信實時答疑、針對性編制下發(fā)操作手冊、錄制下發(fā)操作視頻等方式，在檔案工作各個方面給予詳細(xì)指導(dǎo)。2022年以來，先后開展檔案庫房智能化建設(shè)輪訓(xùn)班、檔案管理信息化跟班輪訓(xùn)10余期，組織或參加跨省跨市檢查交流學(xué)習(xí)30余人次，舉辦線上和線下培訓(xùn)輔導(dǎo)60余次，下發(fā)檢查通報和問題整改跟蹤臺賬100余期。二是常態(tài)化開展理論培訓(xùn)，與實踐鍛煉互融共促，持續(xù)提升全省農(nóng)發(fā)行檔案隊伍專業(yè)化能力。2021年以來，每年組織各級行專兼職檔案人員參加國家和甘肅省檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育培訓(xùn)累計700余人次，并取得資格證書。
在推進檔案集約化管理體系建設(shè)過程中，甘肅分行著力做到“三個堅持一個強化”：
堅持黨管檔案、統(tǒng)籌推進。深刻認(rèn)識檔案集約化是一項復(fù)雜工程，按照“黨委領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌抓、檔案中心主任親自抓、檔案中心人員具體抓、各級內(nèi)設(shè)部門分工抓”的模式，加強上下溝通、內(nèi)外協(xié)調(diào)、密切配合，省市縣三級行同頻共振、同向發(fā)力，各級行黨委均把檔案上收納入重要議事日程，與中心工作同研究、同部署、同考核，高效推進各項任務(wù)落實。
堅持系統(tǒng)思維和戰(zhàn)略思維，始終著眼于檔案長久保管、高效管理、便捷利用，統(tǒng)籌推進各項重點工作，周密制定規(guī)劃方案，明晰目標(biāo)任務(wù)、職責(zé)分工、實施路徑和時間安排，嚴(yán)格落實工作責(zé)任和操作規(guī)范，做細(xì)做實基礎(chǔ)工作。在嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的前提下，深化與外包公司合作，借助外部專業(yè)力量，為集中、高效、規(guī)范完成檔案重點工作提供有力保障。
堅持省行示范、引領(lǐng)帶動。省分行堅定“走在前、做示范”理念，在抓好貫徹落實、提升工作質(zhì)效、推動工作進展、提高專業(yè)能力、熟練技術(shù)操作等多個方面，始終堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，高質(zhì)量推動省分行檔案管理工作，積極爭做表率。同時，充分發(fā)揮“指揮員”“督導(dǎo)員”“戰(zhàn)斗員”“大后方”作用，深入調(diào)研、提早謀劃，多措并舉、探索實踐，強化督導(dǎo)、狠抓落實，全力引領(lǐng)帶動全省檔案管理工作穩(wěn)步向高質(zhì)量發(fā)展邁進。
堅持守正創(chuàng)新、節(jié)本增效。為有效幫助各級行落實總行技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、節(jié)約服務(wù)外包費用，省分行檔案中心探索實踐了一套應(yīng)用ABBYY FineReader軟件實現(xiàn)雙層PDF格式轉(zhuǎn)換的可行路徑。該方法應(yīng)用成本低、操作步驟簡捷，同時可實現(xiàn)自主、高效地進行雙層PDF轉(zhuǎn)換。經(jīng)試點行應(yīng)用成功后，推廣應(yīng)用到轄內(nèi)各二級分行檔案中心，預(yù)計可為全轄節(jié)約服務(wù)外包費用50余萬元。充分發(fā)揮基層檔案員主觀能動性，鼓勵并指導(dǎo)有能力有條件的分支行大膽研究實踐，對取得成效的創(chuàng)新做法和經(jīng)驗在全省推廣，凸顯以點帶面效果，推動全省檔案工作質(zhì)量同步提升。
強化服務(wù)保障、提供支撐。一是強化跟蹤監(jiān)督問效。在縣級支行檔案上收工作推進過程中，省分行分管行領(lǐng)導(dǎo)全程跟蹤問效，及時掌握上收工作進展，對落后行進行電話約談分管行領(lǐng)導(dǎo)，專題組織召開全轄檔案上收督導(dǎo)視頻會，聽取二級分行“一把手”匯報檔案上收工作，在基層行調(diào)研時堅持“兩必”原則（必過問基層檔案上收進展、必查看檔案庫房），積極推進檔案上收工作。二是加大財務(wù)支持力度。積極為轄內(nèi)機構(gòu)檔案庫房改擴建、庫房“八防”設(shè)施和智能化設(shè)備配備、檔案盒換新印制、檔案整理和數(shù)字化服務(wù)外包等工作提供充足財務(wù)保障，確保各項任務(wù)目標(biāo)圓滿完成。三是筑牢安全屏障。嚴(yán)格落實外包責(zé)任和保密要求，認(rèn)真履行檔案上收交接手續(xù)，強化檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。檔案數(shù)字化和支行檔案上收期間，全轄檔案“零丟失”，未發(fā)生失泄密事件。
二、當(dāng)前檔案集約化管理體系建設(shè)中存在的主要問題
（一）檔案集約化建設(shè)的基礎(chǔ)仍需進一步夯實。一是檔案中心庫房建設(shè)方面仍存在較大制約因素。以甘肅分行為例，受辦公樓整體環(huán)境影響，檔案庫容不足問題仍然比較突出，檔案集約化管理可持續(xù)性方面還存在硬件短板；部分二級分行設(shè)立檔案中心支行分庫房數(shù)量較多，增大了集中進行檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的難度，同時增加了多管理員用戶的系統(tǒng)操作風(fēng)險。同時，個別行檔案庫房還存在安全環(huán)境不達(dá)標(biāo)、“八防”設(shè)施不到位的情況，檔案安全保管存在一定安全隱患。二是檔案集約化管理的科技支撐水平還需進一步提升。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)在系統(tǒng)功能完善、工作流程優(yōu)化、操作便捷性、界面友好性等方面，還有待進一步開發(fā)和完善。批量接收儀、手持閱讀器、移動盤點車等庫房智能化設(shè)備存在系統(tǒng)版本升級流程復(fù)雜、維修維護成本高、界面錯誤提示不充分、檔案電子標(biāo)簽識別精度不高等情況，在一定程度上影響了工作效率。另外，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與庫房智能化設(shè)備之間有時聯(lián)動不暢，影響了集成綜合效能的有效發(fā)揮。
（二）檔案集約化管理效能發(fā)揮還不夠充分。當(dāng)前，全行檔案工作已基本實現(xiàn)了“集”的要求，但在“約”方面，還處于初級階段，集約化效能發(fā)揮還不夠。主要表現(xiàn)在：一是各級行對檔案集約化管理內(nèi)涵的理解還比較模糊，不系統(tǒng)不全面不深入，導(dǎo)致工作方向把握不精準(zhǔn)、工作目標(biāo)不清晰；二是檔案收集、整理、移交、歸檔、保管、利用、銷毀等工作標(biāo)準(zhǔn)化、常態(tài)化機制尚不完善；三是檔案“重藏輕用”現(xiàn)象還比較普遍，檔案數(shù)據(jù)和內(nèi)容價值挖掘還不充分。
（三）檔案集約化管理體系建設(shè)保障機制還需進一步完善。一是檔案隊伍建設(shè)需進一步加強。專職檔案員配備要求在實際工作中難以有效落實，檔案隊伍總體專業(yè)素質(zhì)能力有待進一步提升，工作中還存在不精細(xì)、不認(rèn)真、不負(fù)責(zé)的問題。二是檔案制度執(zhí)行還不到位。近年來，總、省行已制定印發(fā)了若干檔案制度辦法，檔案制度體系逐步完善。但部分基層行對檔案工作重要性認(rèn)識不夠，不及時跟進學(xué)習(xí)相關(guān)制度辦法，對新要求新規(guī)定的學(xué)習(xí)理解不準(zhǔn)確、不深入，沿用開展檔案工作，工作中貫徹落實不到位。三是檔案監(jiān)督考核機制需進一步完善。與傳統(tǒng)檔案管理方式相比，新形勢下檔案管理工作方式、內(nèi)容和要求均已發(fā)生明顯改變，迫切需要對監(jiān)督考核管理機制進行更新和完善，以更好發(fā)揮督導(dǎo)作用。
三、加強檔案工作集約化管理體系建設(shè)的思考
（一）進一步夯實檔案工作集約化管理基礎(chǔ)。一是立足當(dāng)下著眼長遠(yuǎn)，統(tǒng)籌規(guī)劃智能化檔案庫房達(dá)標(biāo)建設(shè)。要嚴(yán)格控制實體檔案歸檔范圍，建立檔案銷毀工作常態(tài)化機制，最大程度節(jié)約檔案庫房有效利用空間。要積極推動檔案管理方式向數(shù)字化管理全面轉(zhuǎn)型，依托數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，持續(xù)深化電子檔案“單套制”管理，大力拓展電子文件“單套制”歸檔范圍，降低增量檔案庫房資源占用率。要嚴(yán)格落實檔案庫房建設(shè)要求，結(jié)合實際、統(tǒng)籌謀劃辦公樓基建和智能化檔案庫房達(dá)標(biāo)建設(shè)，統(tǒng)籌抓好“人防”“物防”“技防”各項舉措，積極構(gòu)建“三位一體”的檔案庫房安全保障體系，筑牢檔案安全“防火墻”。要加大財務(wù)支持，設(shè)立檔案庫房基礎(chǔ)建設(shè)財務(wù)專項指標(biāo)，有效減輕各級行檔案庫房基礎(chǔ)建設(shè)財務(wù)壓力，為各級行順利開展檔案庫房達(dá)標(biāo)建設(shè)、實現(xiàn)檔案集約化管理和檔案實體區(qū)域集中保管提供充足財務(wù)保障。二是堅持守正創(chuàng)新，強化科技賦能。要充分發(fā)揮科技對檔案工作的引領(lǐng)和支撐作用，推動檔案工作與新技術(shù)深度融合，充分借助信息化管理手段，安全、規(guī)范、高效地做好檔案“收、存、管、用”工作。要更加精準(zhǔn)、深入地挖掘農(nóng)發(fā)行數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需求，進一步優(yōu)化完善檔案系統(tǒng)功能應(yīng)用，合理優(yōu)化改善檔案庫房智能化設(shè)備性能，進一步增加與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的綜合集成度，持續(xù)提高系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性、可用性和便利性，確保為實現(xiàn)檔案全門類信息化管理、全流程智能化管理提供有效科技支撐、安全保障和剛性約束。
（二）充分發(fā)揮檔案工作集約化管理效能。一是堅持黨建領(lǐng)航，把準(zhǔn)政治方向。農(nóng)發(fā)行檔案記錄了貫徹執(zhí)行國家政策、支持農(nóng)業(yè)發(fā)展的履職發(fā)展全過程，具有重要意義和核心價值。錢文揮董事長強調(diào)“檔案工作非常基礎(chǔ)、非常重要，要做到管理集約化、人才專業(yè)化、設(shè)施現(xiàn)代化、內(nèi)容數(shù)字化”。要堅決貫徹落實中央金融工作會議精神，始終堅持“黨管檔案”，站在“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”的高度來認(rèn)識和看待檔案工作，樹牢“檔案是農(nóng)發(fā)行的重要金融資產(chǎn)”“檔案合規(guī)是內(nèi)控管理基礎(chǔ)”的理念，統(tǒng)籌謀劃推進檔案“四個體系”建設(shè)，確保檔案工作始終沿著正確的政治方向不斷前進。二是深化對檔案集約化管理的認(rèn)識。檔案集約化管理是一項系統(tǒng)工程，是一個粗放式管理到精細(xì)化管理的過程，是一個動態(tài)的、逐步優(yōu)化的過程。檔案集約化管理的基礎(chǔ)是“集”，精髓在“約”。通過標(biāo)準(zhǔn)化、環(huán)節(jié)集約、功能集約和資源集約等方法，實現(xiàn)流程的優(yōu)化、效能的提升和資源的高效利用，目標(biāo)是實現(xiàn)檔案規(guī)范性管理、提高檔案管理效率、提升檔案質(zhì)量、有效節(jié)約成本、實現(xiàn)資源共享，最終實現(xiàn)檔案工作“存史、資政、育人”根本任務(wù)。三是進一步優(yōu)化完善檔案業(yè)務(wù)流程機制。要深入研究現(xiàn)行檔案業(yè)務(wù)流程，了解實際需求和痛點，找出存在的瓶頸和問題點。要充分利用數(shù)字化、信息化技術(shù)，鼓勵創(chuàng)新思維和方法利用，去除繁瑣、不必要的環(huán)節(jié)和步驟，使流程更加簡潔高效，同時制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，細(xì)化制定工作手冊、配置模板、操作流程圖、問題指南等，確保檔案業(yè)務(wù)操作的一致性。要建立監(jiān)控和評估體系，定期對優(yōu)化后的流程機制進行監(jiān)測和評估，查看實際效果，并及時調(diào)整和改進。四是積極向“藏用并舉”轉(zhuǎn)變，不斷提升檔案利用價值。在當(dāng)今信息社會，檔案管理人員要與時俱進、更新觀念、改變思路，從封閉、被動的“重藏輕用”型檔案利用模式，向開放、主動、服務(wù)型的“藏用并舉”型檔案利用模式轉(zhuǎn)變。一方面，要妥善做好檔案收集、保存和管理工作，確保檔案的完整性、真實性和安全性，將具有歷史價值和重要意義的檔案資料有效留存下來。另一方面，要著力強化檔案信息資源和服務(wù)意識，充分利用信息化、智能化管理手段，對檔案信息和內(nèi)容進行充分挖掘和合理利用，提高檔案的公開和透明度，建設(shè)特色檔案，開展編研工作，最大限度發(fā)揮檔案的利用價值，為農(nóng)發(fā)行業(yè)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展服務(wù)。
（三）持續(xù)強化檔案工作集約化管理保障。一是強化人員保障。要加大專業(yè)化人才引進力度，用專業(yè)的人干專業(yè)的事。要積極而穩(wěn)妥地推進檔案服務(wù)外包，借助專業(yè)團隊力量，提升檔案管理工作效率和規(guī)范化水平。要加大培訓(xùn)力度，統(tǒng)籌理論教育與實操培訓(xùn)，從基礎(chǔ)工作、重點任務(wù)和薄弱環(huán)節(jié)入手，分層次分專題舉辦培訓(xùn)班，重點培養(yǎng)信息化條件下的復(fù)合型人才。建立系統(tǒng)檔案骨干人才庫，進一步明確省、市行專職檔案員配備指標(biāo)和待遇標(biāo)準(zhǔn)，拓寬專職檔案管理員成長通道，增加檔案隊伍的穩(wěn)定性和磁吸力。要開展常態(tài)化立體式交流學(xué)習(xí)，在總、省行層面，建立健全協(xié)同發(fā)展機制，深入加強各級檔案中心人員橫向縱向溝通交流，積極組織開展跨地域的線下考察調(diào)研、檢查督導(dǎo)、課題研究等，并在教育培訓(xùn)、檔案編研、考評督查中充分發(fā)揮骨干人才的積極作用，在農(nóng)發(fā)行檔案隊伍中形成“比學(xué)趕超”良好氛圍，積極推動各行檔案工作高質(zhì)量高水平發(fā)展。二是狠抓制度執(zhí)行。深入組織學(xué)習(xí)新修訂的《檔案法》和農(nóng)發(fā)行檔案各項制度規(guī)定，增強檔案管理法治思維和保密管理，準(zhǔn)確把握檔案工作“準(zhǔn)繩”。進一步加強對檔案制度的解讀宣講，加大對制度執(zhí)行力的檢查力度，把制度執(zhí)行情況納入檔案工作考核范疇。三是完善考核監(jiān)督管理機制。要進一步完善責(zé)任體系和考核監(jiān)督機制，明確職責(zé)、壓實責(zé)任，并充分發(fā)揮考核的“風(fēng)向標(biāo)”和“指揮棒”作用，把管理和督導(dǎo)抓在經(jīng)常、嚴(yán)在日常，切實做到上下貫通、執(zhí)行有力。
